書類選考率を上げるためには、職務経歴書にヒントあり！

みなさん、こんにちは。

私は、これまで企業の人事担当者として15年弱、そして、現在は転職エージェントとして活動しておりますが、求職者の転職活動において、最大の鬼門と呼ばれるものが選考フローの中の書類選考です。

この書類選考を通過しなければ、次のステップである面接には絶対進むことができないため、どの求職者も書類選考には比重を置くことが多いです。私も、求職者として何度か転職経験がありますが、書類選考には苦戦した覚えがあります。

鬼門であるため、求職者には面接より書類選考が苦手という人は多いと思います。転職エージェントとして求職者の支援をしている中でも、問い合わせで多い内容の中に、書類選考がなかなか通らないというものがあります。

採用する企業はどのような形式で書類選考を行うのか、この事情を理解することで書類選考通過率が上がるとも言われていますが、求職者が企業の選考事情を知ることは、あまりないため、今回は、この企業の書類選考の形式を紹介しながら、書類選考の通過率を上げる方法をご紹介できればと考えています。

まずは、採用担当者の現状や企業における書類選考の位置づけから話を起こしていこうと思います。

採用担当者の現状

転職において、どの企業も選考フローの中に必ず書類選考を設けています。企業は採用活動において、究極の採用成功は、転職活動における手間がゼロで、採用コストもゼロで、優秀な人材を獲得することです。

企業の中に、人事担当者は、少数のみ在籍しています。50名の従業員に対して1名の人事担当者という比率です。人事担当者は、採用活動だけを仕事にしている訳ではなく、教育や制度企画、労務と業務範囲は広いのです。

そのため、どの業務に対しても簡素化できることはありがたいことで、こと、採用活動においては、そもそもとして非常に工数を必要とする重い業務になります。

採用において、最も業務量が多いものは、求職者を集める母集団形成と書類選考です。母集団形成は、転職エージェントを利用することでかなり工数を減らすことができます。

書類選考はどうかと言いますと、応募する求職者の履歴書や職務経歴書を1つずつチェックするため、ボリュームがものすごいです。

人気企業や人気職種であれば、このボリュームは更に増すことになり、人事担当者としては頭を抱えています。

転職エージェントを利用する目的の一つに、応募基準に満たない応募者からの応募を防止するために、転職エージェントである程度、選抜して書類選考の手間を省くことがありますが、転職エージェントは、ビジネスであり、確率として応募数が多ければそれだけ収益になる可能性が上がるため、厳密なスクリーニングはしていません。

人事担当者は、書類選考の他に、一次面接も担当することが多く、同時並行で行わなければならず、書類選考のチェックも甘くなることもあります。

書類選考の位置づけ

次に企業における書類選考の位置づけについてご紹介します。企業においての書類選考は、面接工数を減らすための一次スクリーニングとして利用しています。

選考フローの中にも、見送り前提の選考と通過前提の選考があることをご存知でしょうか？見送り前提の選考とは、まさにスクリーニングで、書類選考と一次面接が該当します。

面接は、最低でも30分程度の時間を要し、その30分で選考できる求職者の数は、1名だけです。非常に効率が悪いのです。

しかし、書類選考はどうでしょうか？30分あれば、私の人事経験では5～6名ぐらいの選考は可能になります。

採用活動は、活動原価管理という制度を導入して、活動単位でそこにかかったコストや時間を計測してコストや時間の無駄を省くようにしています。

企業においての書類選考は、簡素化とともに活動原価管理を飛躍的に高めるために行っているのです。

余談ですが、現在の日本では、転職サイトの人気が落ちています。これは、企業の手間を省くことが機能的に難しいためです。転職サイトは、求職者が求人を掲載する企業へ直接応募し、応募までに誰も応募基準を指標としてスクリーニングすることがないため、ある意味、誰でも応募することが可能となり、そのため、明らかに選考に満たない求職者の書類選考も行わなければなりません、

そうなると、事務処理の手間が増え、当然に活動原価管理は下がります。

企業はこの事務処理の手間と活動原価管理の向上を目的として、書類選考を設けており、書類選考は企業にとっては、前向きな視点ではなく、見送る前提の選考となっています。

ですので、求職者からすると、書類選考の通過率が悪いことは自然なことです。もし仮に、事務処理の手間や活動原価管理を無視して良いのであれば、企業の人事担当者は、書類選考という工程を持つことはないでしょう。

企業は、書類選考においては、自分の都合だけを考えており、求職者のことは一切考えていないと思った方が良いです。

書類選考の正確性

求職者のことではなく、人事担当者の都合だけで書類選考を設けていますが、その書類選考は正確かどうかが問題です。先程の通り、求職者1名の書類選考に費やす時間は5分前後です。

この5分前後という時間を把握することで、求職者としてはどのような履歴書や職務経歴書を作成するべきか、何となく分かると思います。

転職エージェントをしていて、求職者から『書類選考は、結構な時間を使うんでしょうね。人事って大変ですよね？』と人事を心配する声もありますが、全く違います。

心配は一切する必要はありません。求職者のことを考えての書類選考ではありませんし、書類選考の時間も5分程度です。

私は企業の人事として採用の書類選考に初めて携わったときに先輩の書類選考のやり方とそれに費やす時間に唖然としたことを覚えています。

何となくで構わないので、イメージできればと思うのですが、自分のデスクに求職者の応募書類が山のように積み上げられていて、その中から1つずつ自分のデスク中央に書類を置き、ペラペラとめくって、それで書類選考が終わりです。

私の勤務していた企業だけがこのような感じではなく、大半の企業はこれぐらいにしか書類選考を見ていません。

そもそも5分程度でどこまで正確にチェックできるのか、自分の作成した履歴書や職務経歴書の内容を見れば分かると思います。この内容を5分もかからないで選考できるのかな？と普通に思うと思います。

求職者にとって、鬼門となる書類選考の正確性は、非常に雑です。書類選考の正確性が雑ということはプロセスが雑ということになり、結果となる書類選考結果も当然に曖昧になるのです。

私も転職エージェントをしていて、企業に同時に数名を紹介することがありますが、明らかに劣るだろうという求職者の書類選考が通過して、書類選考を通過した求職者よりも実績が十分にあるという求職者は書類選考で見送りになるということが良くあります。

転職エージェントを利用する際の一つのメリットは、この正確性のない書類選考結果に審議してもらえることだと思いますが、私もこのような場合は、再度の書類選考を企業へ依頼するようにしています。

求職者視点の書類選考

大体の企業は、書類選考は自己の都合で行い、書類選考の正確性も欠けるのですが、中には、そうでない企業も実はあります。

書類選考は、大体は人事担当者が行うことになりますが、正確な書類選考を行う企業は、書類選考にも2段階式の方法を取っています。

人事担当者が書類選考の一次担当者、その後、人事責任者が最終担当者という形です。この方法を取ることで、人事担当者も上司に選考が甘い場合は、指摘を受けることになるため、それを防ぐことのために、正確に書類選考を行う必要が出てきます。

この2段階方式の書類選考にすることで正確性は抜群に上がるのですが、その分、手間や活動原価管理は下がります。

そのため、まだまだこの書類選考の2段階方式を取る企業は少ないと思います。

優良な転職エージェントの中には、企業が書類選考に対して適当に行うことを知っている場合があるため、採用する企業に対して書類選考の正確性を求める転職エージェントもあります。

この観点で優秀なキャリアアドバイザーは、それまでの経験で、企業の人事担当をしていた場合が多いです。かつては、自分も同じように書類選考を適当にやっていたため、企業の人事担当者の気持ちが分かるのだと思います。

また、先程の通り、転職エージェントによっては、書類選考の再選考を企業へ打診するキャリアアドバイザーもいますので、書類選考の通過率を上げる方法とは言えないかもしれませんが、杜撰な書類選考に対しては、この観点で優秀なキャリアアドバイザーを担当にすることは、一つの防御策となるように思います。

キャリアアドバイザーが書類選考

企業が転職エージェントを利用することは、応募基準に満たない求職者の応募を避けることは先程、お伝えしましたが、キャリアアドバイザー自らが企業の書類選考を行っているのです。と言うよりも、結果的に、その行為が書類選考になっています。

求職者は、面談などで自分の転職希望をキャリアアドバイザーへ伝えると思いますが、その希望通りに、キャリアアドバイザーが把握している求人を全て紹介することは絶対にないです。

キャリアアドバイザーは企業から応募に満たない求職者は推薦しないように、または、求人の公開は行わないように言われているため、希望に合致していても、企業の基準に合致していない求職者には、その求人の紹介はありません。

キャリアアドバイザーは企業の選考基準を考慮して、求職者に求人を紹介していますが、この行為が、その段階で、書類選考になっています。転職エージェントを利用しても、企業からすると書類選考の手間が軽減されないのであれば、利用する意味が半減してしまいます。

そのため、キャリアアドバイザーに対して紹介可能な基準を定義して、企業が書類選考する数を減らしています。私も、転職エージェントとして企業から、応募数は絞るように指示を受けていますし、また、逆に人事担当者だった頃は、転職エージェントに対して、書類選考の数を減らしたいために転職エージェントで一旦、スクリーニングして欲しいと依頼しています。

本来、求職者の見方となるはずのキャリアアドバイザーが実は、採用する企業の一次スクリーニング者だとは求職者の誰しも気付かないと思いますが、これは仕方ないということもありますし、求職者にとっても絶対に悪いということではないです。

書類選考で見送りになると、求職者心理としては、転職活動に対して前向きになることができず、メンタル面で大きな打撃を受けます。キャリアアドバイザーは、求職者がこのような状況になることを防ぐために、応募しても見送りになる可能性が極めて高い求人については、あえて、紹介を控えています。

転職エージェントが企業の人事担当者

次は、たまにあることですが、企業と転職エージェントが企業の採用活動の業務委託契約を結び、キャリアアドバイザーが書類選考やその後の面接官を務める場合があります。

この場合は、担当するキャリアアドバイザーから、その企業の求人の紹介があった際に、必ず、『この企業は、当社のキャリアアドバイザーが企業との業務委託で選考を行っている』とあります。

求職者からするとラッキーと思うかもしれませんが、残念ながら、自分が登録する転職エージェントのキャリアアドバイザーが、自分が応募する企業の採用活動に加わっていても、書類選考に影響はありません。

ただ、企業が書類選考を行うよりも、より正確に行うことために、書類選考におけるミスジャッチはなくなると思います。それにより、求職者からしてみれば、ミスジャッチによるストレスは軽減されますが、書類選考通過を期待するようなことはやめましょう。

書類選考通過率の上げるコツ

これまでは、企業の視点で、書類選考についてご紹介してきましたが、この後は、求職者視点に立ち、書類選考通過率を上げるコツをご紹介します。

業界や職種など、それぞれに書類選考のポイントは異なります。また、書類選考の決裁者が企業であることは絶対に変わることはありませんので、企業に合わせた書類選考に必要な履歴書や職務経歴書を作成、提出することが大切です。

書類選考通過率の高いフォーマット

転職エージェントを利用する求職者限定になりますが、転職エージェントは、多かれ少なかれ、それまで取引する企業への転職支援実績があります。

となれば、面接対策に伴う過去の面接質問事例はもちろん、書類選考通過のノウハウや情報も蓄積されています。

大手の転職エージェントの場合は、転職支援実績が豊富にあるため、蓄積量も豊富です。応募する企業ごとに書類選考の基準やチェックポイントは異なりますので、紹介後に応募する前に、キャリアアドバイザーに対して、『この企業の過去の書類選考の通過が高いと思われるフォーマットをください』と尋ねてみてください。

キャリアアドバイザーは、その企業の書類選考を多く経験しているため、どのようなフォーマットがその企業の書類選考に有効で、どのようなフォーマットは見送りになることが多いのか、基準を持っています。

また、蓄積された情報に、これまでその企業に応募した求職者でどの段階で見送りになったのかも把握していますので、書類選考通過している求職者のフォーマットを共有してもらうことは、求職者からすると、書類選考通過対策として有効な方法になります。

私は求職者時代に、書類選考で見送りになることが最も嫌いでしたので、何とか書類選考を通過したいと考えて、担当となったキャリアアドバイザーには必ず、これまで書類選考を通過した履歴書や職務経歴書のフォーマットをくださいと打診しています。

自分でフォーマットを作成して書類選考用の書類にする求職者もいますが、どれだけこだわった素晴らしい内容でも、書類選考するのは、企業です。企業がどのようなフォーマットを希望するのか把握して、それに合わせて書類を作成した方が絶対に得です。キャリアアドバイザーから、通過率の高いフォーマットを入手できれば、自らフォーマットを作る必要もなく転職活動の生産性も上がると思いますので。

企業が見る書類選考のポイント

採用する企業には、人事担当者により書類の中で、このポイントは絶対に見るという癖のようなものがあります。私も人事時代に、ここは必ず見るというポイントがあったのですが、このポイントをどこに置くのかは人事担当者の思考次第で様々です。

左脳タイプの人事担当者

人には左脳タイプと右脳タイプの2種類がありますが、人事担当者も当然、人ですから、このどちらかになるのですが、このどちらになるのかは、これまでの経験が大きく左右しているようです。

と言うのは、私は多くの人事交流会に参加して、多くの企業の人事担当者とこの書類選考についてヒアリングしたことがあります。まずは、左脳タイプの人事担当者が書類のどこを重視しているのかご紹介することにします。

左脳タイプの人事担当者は、これまでの経験で、人事経験だけしかない場合が多いです。左脳タイプとは、ロジカルシンキングの持ち主なのですが、悪く言えば頭が固く、柔軟性がないタイプです。

左脳タイプが好む書類はいかに数値を交えて定量的な内容に仕上げるかです。求職者の多くは、これまでの実績が大なり小なりあると思いますが、全てにおいて定量的に数値を交えて記載しましょう。

また、ロジカルなタイプは、矛盾を嫌いますので、定量的な結果に対して、なぜ、そのような結果となったのか、プロセスもしっかり補足で加えることが必要です。

また、全てにおいて、起承転結を意識して、伝えたいポイントは要点に纏めて短い文体に仕上げましょう。

履歴書より職務経歴書の方がどの人事担当者も重要としますが、職務経歴書のページ数は、経験1社に対して1枚以内にまとめることが必要です。

特に左脳タイプの人事担当者は、無駄を嫌いますので、ダラダラ長い文章は印象を悪くします。それと、左脳タイプの人事担当者は、ドライな一面を持ち合わせていることがおおいため、書類選考にあまり時間を使わず効率性を重視します。

職務経歴書の1枚目で読みたくなる内容や表現を使うようにしましょう。左脳タイプが読みたくなる職務経歴書は、やはり数字です。数字を多くするのではなく、箇条書きの中に適度に数字を加筆することがお勧めです。

また、人事経験だけの経験しか持たないため、現場視点が弱いところもありますので、左脳タイプの人事担当者には、現場の状況をより理解させることも有効と言われています。

右脳タイプの人事担当者

このタイプの人事担当者は、他の職種を経験した後に人事担当となっている傾向があります。感情豊かで、柔軟性もあります。

細かい点は気にしないことが特徴です。そのため、悪くいうと左脳タイプの人事担当者よりも、書類選考が雑です。

右脳タイプの人事担当者が読みたくなる書類は、定量的なものよりも、実績に伴う、プロセスです。実績を出すまでにどのようなドラマがあったのか、心を熱くした場面はどのようなときか、臨場感を持たせる内容が好まれます。

私はどちらかと言えば、右脳タイプの人事担当者でしたが、結果は後からついてくるもので、その実績が必ずしも転職先で出せるものとは考えていないため、良い実績、悪い実績に関係なく、プロセスを重要に置いて書類選考を行っていました。

右脳タイプの人事担当者は、私と同じようにこの傾向が強いです。この傾向が強い背景には、人事以外の業務を経験しているため、良い結果はなかなか出せないということは身を持って経験しているため、プロセスでどのような頑張りをしたのか、この点に着眼点を持っています。

特に営業職から人事に異動となった人事担当者は、右脳はのタイプが多く、プロセスを重視しています。

業界や業種によりポイントが違う

業界により書類選考のチェックポイントが異なります。その中でも特にIT業界については、他の業界と異なります。

また、IT業界のベンチャー企業は、プロセスよりも結果、組織の業績よりも個人の業績をポイントにしています。

IT業界は、新興産業となり、結果主義の社風を持つ企業が多くあります。そのため、プロセスよりも結果にこだわった内容に重きを置いた方が良いです。

人事担当者が左脳タイプで、IT業界の企業だとすると、この傾向は更に強くなります。求職者時代にIT業界の書類選考を受けたことがありますが、応募した企業は違えど、書類の内容をそれまでから今、ご紹介したような内容に切り替えてから飛躍的に書類選考の通過率は上がりました。

次に、業種ということで、誰を相手にビジネスをしているかにより異なります。対個人なのか、対法人なのかにより書類選考の見方も違います。

対個人を相手にする企業の書類選考は、お客様視点が強いため、求職者の実績の他に、実績により、お客様にどのような影響を与えることができたのかという視点を持ちます。ですので、書類には、実績の他にお客様に与えた影響という見出しを使い、具体的に記載した方が良いと思います。

対法人を相手にする企業の場合は、もちろんお客様視点はあるのですが、そこまでこの部分を見ていません。見るべき点は、結果です。組織や個人の取り組みにより、どのような実績があったのかです。

求職者は人事担当視点を持つ

人事担当者は、書類選考が嫌いです。非常に手間がかかるためです。人事担当者のタイプや業界などで視点は異なりますが、ベースにある書類選考のイメージは、あまり好むものではありません。

先述の通り、1名の書類選考にかける時間は5分前後です。この5分で、求職者が作成した書類の全てを読むはずがないです。見るだけです。

一つ飛び道具がありますので、ご紹介しますと、人事担当者は書類選考を早く終わりにしたい気持ちが強いため、特徴のない書類については、特に選考時間を短縮しようとしてしまいます。

どれだけ内容をその人事担当者に合わせても気にされなければ意味がありません。まず、人事担当者に意識させることが必要です。

求職者の多くは、A4の書類で提出しています。そこで、あえてより大きいサイズのA3形式の書類で提出してみるのです。そうすると、サイズが他の書類と明らかに違いますので、嫌でも人事担当者の目に入ります。

私は、この方法を自らも行い、転職エージェントとしても求職者に紹介しています。自らが行った時に、面接で、面接官から、他の書類とはサイズが違ったので、気になりましたよとありました。

人事担当者に見させる、読ませる前に、物体として目に入れることが他の求職者の書類との差別化です。

ちなみに、人事担当者は、書類の数が多いと、後半の書類は全て同じように見えてしまい、書類選考の精度が落ちます。

自分の書類が、人事担当者の精度が落ちる後半になったらどうしますか？後半になったとしても、他の違う型式であれば人事担当者の気持ちもリフレッシュされ、精度が低い状態での選考は回避できると思います。

まとめ

書類選考は、面接とは異なり、自分が選考の場にいることはあり得ないです。もちろん、転職エージェントもいることはできません。

書類選考に提出する履歴書や職務経歴書は物言わぬ自分の代理人だと思うことも大切です。書類選考では、自分を表現する唯一の方法になりますので、自分視点ではなく、企業の人事担当者の視点に立ち、合わせることが必要です。

また、書類に写真を添付しない求職者もいますが、添付されている書類とされていない書類では、イメージが全然違います。企業の人事担当者は口を揃えて写真でその求職者のイメージを膨らませると言っています。

特に、女性については、容姿で書類選考を通過するケースもありますので、写真がないということは武器を一つ失っていることになります。

ただでさえ、書類選考の通過率は極めて低いのですから、写真で通過率が上がるのであれば、求職者としてはラッキーです。写真が他の求職者との差別化になり、人事担当者の興味を持たせたのです。

書類選考は、求職者にとって鬼門です。この鬼門をいかに通過することができるのかは、人事担当者視点になって考えることでヒントは生まれてくると思います。

書類選考を通過しなければ、面接はもちろん内定はあり得ません。是非、書類選考で良い結果を得て、内定を勝ち取れるよう頑張ってください。

皆さんの転職成功を祈り、今回はこれで話を終わりにしようと思います。